Översikt

Du hanterar elever, lärares scheman, tillgänglighet och SMS-påminnelser. Allt sparas automatiskt.

Navigation

Använd sidofältet för att växla mellan Startsida, lärare, Elever, Tillgänglighet, arkiv och Admin (Inställningar, Lärar arkiv, SMS, Hjälp).

Rutiner för Trafikskola (Receptionist)

Detta avsnitt beskriver arbetsrutiner för receptionisten när elever ringer in, kommer in till skolan, ska planeras eller följas upp.

När elev kontaktar skolan

När en elev ringer in eller kommer in för att boka lektion ska du först avgöra om det gäller en testlektion för en mer erfaren elev eller en ny elev som behöver hjälp från början.

Testlektion

• Boka in en testlektion om det gäller en erfaren elev.
• Fråga om eleven redan har bokat teoriprov eller körprov. Detta är viktigt att notera i utbildningskortet så att läraren har rätt information.
• Ta elevens personnummer och sök upp eleven i Trafikverkets system. Kontrollera att alla uppgifter stämmer.
• Om allt stämmer, lägg till eleven i registret/systemet, spara telefonnumret i skolmobilen och skapa ett utbildningskort.
• Efter testlektionen gör du en planering tillsammans med eleven. Ta elevens tillgängliga tider, hjälp till att boka teoriprov om det saknas, ge studiematerial och boka en tillfällig uppkörningstid.
• Informera alltid eleven att den bokade uppkörningstiden är tillfällig och att den senare ska flyttas till en tidigare tid om möjligt.
• Ta flexibla tider från eleven så att det blir lättare att boka in lektioner.

Ny elev (Nybörjare)

• Kontrollera först körkortstillståndet (Kontroll K / tillstånd).
• Ta elevens personnummer och sök upp eleven i Trafikverkets system. Kontrollera att alla uppgifter stämmer.
• Om körkortstillstånd saknas, be eleven komma in till skolan så att du kan hjälpa till med ansökan.
• Hjälp eleven att ansöka om körkortstillstånd för Grupp 1 hos Transportstyrelsen och guida eleven till närmaste Synoptik för synundersökning.
• Informera eleven om att det normalt kan ta upp till en vecka innan körkortstillståndet blir klart. Därefter ska eleven kontakta skolan eller komma in till kontoret för planering och bokning.
• Om eleven inte kan komma till kontoret ska du så långt det går hjälpa eleven på distans, till exempel genom att guida till synundersökning och vid behov skicka länken till Transportstyrelsens ansökan för Grupp 1.
• När tillståndet är klart och eleven återkopplar bokar du in en första lektion och informerar att fortsatt planering görs på plats.
• När eleven kommer till skolan ska du hjälpa till att boka risk 1, risk 2 och teoriprov samt ge studiematerial. Boka även en tillfällig uppkörningstid.
• För nya elever bör målet vara minst tre körlektioner per vecka fram tills teoriprovet är avklarat.
• När bokningarna är klara tar du elevens tillgängliga tider för fortsatt körning.

Planering och uppföljning

• När du tar elevens tider ska du skriva ner dem tydligt.
• Försök undvika förhandsbokningar om det går.
• När det är dags att planera scheman ska elever med uppkörning inom snar tid prioriteras först.
• Receptionisten ska föra anteckningar om när eleven har bokat teoriprov, om teorin redan är avklarad och vilket datum uppkörningen är satt till. Om eleven har bokat själv ska även det noteras.
• Detta kan dokumenteras i utbildningskortet eller i systemet.
• Receptionisten ska föra register över elevers skulder i noteringar, både sådant som är obetalt och sådant som har betalats, till exempel om testlektionen är betald. Onlinebokningar för risk 1, risk 2 eller teoriprov behöver inte noteras där.
• Receptionisten ska ha god kommunikation med lärarna kring eleverna.
• När en lärare meddelar att en elev är nära eller redo för uppkörning ska receptionisten försöka flytta den tillfälliga uppkörningstiden till en tidigare tid.
• Läraren ska också meddela receptionisten hur många lektioner som bör bokas in för eleven.

Tillgänglighet och service

• Receptionisten ska vara tillgänglig för samtal och SMS under hela arbetstiden.
• Samtal och SMS ska besvaras så snabbt som möjligt.
• Daglig uppföljning av elever ska göras, till exempel boka lektioner, leta uppkörningstider och kontrollera om elever har gjort eller bokat uppkörning.

Arbetsfördelning

• Lärare ska inte lägga sig i scheman. Lärare bestämmer inte sina tider; det gör receptionisten utifrån verksamhetens behov.
• Om en lärare behöver ta ledigt, börja senare eller sluta tidigare ska läraren meddela receptionisten i god tid i förväg.
• Lärare bestämmer inte vilka elever de ska köra med. De kan ha synpunkter om elever, men inte själva välja vilka elever de ska undervisa.
• Arbetet är inte frivilligt, utan planeringen styrs av receptionen utifrån skolans behov.

Underhåll av kontoret

• Håll kontoret rent och i ordning.
• Handla till kontoret vid behov eller skicka inköpslista till ansvarig.

Elever och Tillgänglighet

Steg 1 — Skapa elev i Elever

Gå till Elever och importera från Excel eller lägg till elever manuellt. Fyll i namn, personnummer, telefon och övriga uppgifter. Du kan ange pris per lektion per elev. Elever måste finnas här först. Spara alltid elevens vanliga namn utan extra tillägg som (eng), (test), (ny) eller andra egna noteringar.

Steg 2 — Lägg i Tillgänglighet

Gå till Tillgänglighet och lägg till samma elever. Ange växellåda (Automat/Manuell) och tillgängliga tider i formatet nedan. Du kan koppla elever till lärare. Personnumret måste finnas i Elever först. Även här ska namnet sparas rent, utan (eng) eller andra tillägg i själva namnfältet.

Snabbt tips: I Lägg till ny tid kan du börja skriva elevens namn och välja från listan. Då fylls Personnummer och Växellåda i automatiskt.

Importera Tillgänglighet från Excel

Knappen Importera Excel i Tillgänglighet läser kolumnerna Namn, Personnummer, Teori, Uppkörning och När kan köra. Varje rad måste matcha en elev som redan finns i Elever, annars hoppar systemet över raden. Importen sätter Automat och Alla lärare som standard och visar en importsammanfattning efteråt.

Format för tillgänglighet

Grundformat: använd förkortningar för veckodagar: Mån, Tis, Ons, Tor, Fre, Lör, Sön. Skriv först vecka, sedan dagar och tider. Använd alltid // mellan olika block.

• En dag, en tid: Fre: 10
• Flera dagar, samma tider: Ons, Tor, Fre: 10 - 13
• Flera block samma vecka: Vecka 5: Mån, Tis: 8 - 12 // Tor: 10
• Samma tider flera veckor: Vecka 16, 17: Mån: 8 - 17

Specialstatusar: om eleven inte ska ligga med vanliga tider kan du i stället skriva en statusrad i Tillgänglighet. Dessa är inte skiftlägeskänsliga.

• (test) eller test för testlektion
• (ny) eller ny för ny elev
• Bokat test 13 april eller (Bokat test 13 april) när test redan är bokat
• Bokat ny 20 april eller (Bokat ny 20 april) när en ny elev redan är bokad
• Bokat vecka 16 eller Bokat v16 när eleven är bokad en viss vecka
• Bokat fram till uppkörning eller Bokat fram till uppkör när eleven är uppbokad fram till körprovet
• Utskickad sms 11 april när du redan har skickat meddelandet om att eleven ska skicka in sin tillgänglighet

Viktigt att veta: specialstatusar visas inte i autofyll eller i listan över tillgängliga elever, men de går att hitta när du börjar skriva namnet manuellt i schemat.

Automatisk uppdatering: om en elev har test, (test), Bokat test ..., Bokat ny ..., Bokat V..., Bokat vecka ... eller Utskickad sms ... uppdateras statusen utifrån framtida bokningar. En framtida testlektion i schemat, till exempel Elevnamn (Test), sätter statusen till Bokat test 15 maj. När eleven får en framtida bokning som inte är testlektion ändras statusen i stället till den senaste framtida bokningsveckan, till exempel Bokat V20. Bokat fram till uppkörning och Bokat fram till uppkör ändras inte automatiskt.

Ordning i Tillgänglighet: först visas vanliga tider, därefter Bokat fram till uppkörning eller Bokat fram till uppkör, sedan framtida bokningar i blått, passerade bokningar i gult och längst ned Utskickad sms .... Filterikonen bredvid sökfältet kan användas för att visa enbart dessa statusar.

Exempel:

Vecka 4: Mån, Tis, Ons: 10 // Fre: 8 - 12 // Lör, Sön: 8 - 18
Vecka 5: Mån, Tis: 8 - 12 // Tor: 10
Vecka 16, 17: Mån: 8 - 17

Välja lärare per elev

När du lägger till eller redigerar en elev i Tillgänglighet kan du välja vilka lärare eleven ska kunna köra med. Till exempel om eleven inte vill köra med en specifik lärare, eller endast vill ha en viss lärare eller enbart kvinnlig lärare — välj då bara de lärare som ska vara tillgängliga för den eleven. Valet påverkar vilka elever som visas som tillgängliga i respektive lärares schema. Du kan ändra lärarvalet när som helst via Åtgärder i Tillgänglighet.

Viktigt

Om en elev saknas i Tillgänglighet kan de inte väljas i schemat och kommer inte med i påminnelser. Varje elev får bara finnas en gång i Tillgänglighet.

Schema

Välj lärare

Välj en lärare i sidofältet under Lärare så visas den lärarens veckoschema.

Boka lektioner

Klicka i en ruta (dag + tid), skriv elevens namn exakt som eleven är sparad i systemet. Du kan skriva flera namn i samma ruta (separera med radbrytning eller komma). Systemet matchar mot elever i Tillgänglighet.

Särskilda bokningstyper

• Testlektion: Skriv Elevnamn (Test) — räknas som testlektion med rätt pris i Räkning.
• Uppkörning: Skriv Elevnamn (Uppkör 10.00) (eller annan tid) — räknas som uppkörning med rätt pris (vardag/helg).
• Ny elev: Skriv Elevnamn (ny) — räknas som vanlig lektion. Markeringen visas för läraren så de vet att eleven är nybörjare. Inte skiftlägeskänsligt.
• Engelsktalande elev: Spara inte elevens namn med (eng) i Elever, Tillgänglighet eller i schemat. Om du behöver markera att eleven talar engelska ska detta i stället stå på det fysiska utbildningskortet och i skolmobilens kontaktlista.
• Uppkörningsrunda: Skriv Elevnamn (uppkör runda) — räknas som vanlig lektion. Informativ markering för läraren. Inte skiftlägeskänsligt.
• Privat uppkörning: Skriv Elevnamn (priv.uppkör 12.10) — räknas som vanlig lektion. Tiden (t.ex. 12.10) anger uppkörningstiden för lärarens information. Inte skiftlägeskänsligt.
• Utbildningskontroll: Skriv Elevnamn (utb.k) — räknas som vanlig lektion. Markeringen är en förkortning för utbildningskontroll och används som information för läraren.
• Blockera tid: Skriv xx i en ruta — blockar tiden (visas som upptagen) men räknas inte som lektion.

Lärarnotis i schemat: skriv extra information till läraren inom citattecken " ". Allt mellan citattecknen ignoreras av systemet och används bara som synlig information för läraren. Det fungerar på vanliga lektioner och på alla särskilda bokningstyper, till exempel Anna Andersson "gör en utbildningskontroll", Anna Andersson (Test) "dubbelkolla sal", Anna Andersson (ny) "ring efter lektionen" eller Anna Andersson (Uppkör 08.10) "börja kl 07.50".

Viktigt i schemat: skriv elevens namn som det är sparat i systemet, eventuellt följt av en av markeringarna ovan, till exempel (Test), (ny), (utb.k), (uppkör runda), (priv.uppkör 08.10) eller (Uppkör 08.10). Använd citattecken för lärarnotiser så att systemet inte blandar ihop notisen med elevens namn eller bokningstyp.

Redan bokad elev: när en elev är bokad en dag tas eleven bort från listan över tillgängliga elever och från Autofyll för samma dag, även hos andra lärare. Detta gäller även om schemarutan innehåller markeringar som (Test), (ny), (uppkör), (priv.uppkör), (uppkör runda) eller (utb.k).

Snabbblockering: Om du skriver xx i två tider i rad samma dag får du en fråga om du vill blockera tiderna nedåt från den första blockerade tiden. Blockeringen fortsätter nedåt och stannar vid nästa bokade elev. Om du börjar från första tiden på dagen och resten av dagen är tom blockeras hela dagen.

Visa tillgängliga elever

I varje schemaruta finns en knapp för att visa vilka elever som är tillgängliga den tiden enligt Tillgänglighet. Klicka på den för att se listan och välja elev.

Rensa

Rensa öppnar en modal där du väljer vilken dag du vill rensa. När du väljer en dag får du en varning som visar vilken dag du valt. Rensning tar bort både bokningar och blockeringar (XX) för dagen.

Manuell bil – markering (A)

När antalet manuella bilar är uppnått för en viss dag/tid visas en liten (A)-markering i rutan hos andra lärare. Det betyder att manuella bilar är fullbokade i den tidpunkten enligt inställningen Antal manuella bilar.

Autofyll

Knappen Autofyll fyller i schema baserat på elevers tillgänglighet och lärares tider. En elev som redan är bokad samma dag väljs inte igen, även om bokningen ligger hos en annan lärare. Du kan fylla hela veckan eller välja en enskild dag i modalen. Redigera manuellt efteråt vid behov.

Vecka, månad och år

Använd datumväljaren uppe till höger för att byta vecka. Schema sparas per vecka.

Räkning (lektionsräkning per elev)

Var hittar jag Räkning?

Under Elever (eller Tillgänglighet) finns kolumnen Räkning. Klicka på Räkning för en elev för att öppna lektionsöversikten. Pris per lektion hämtas från elevens uppgifter i Elever.

Vad visas?

Sidan visar alla bokade lektioner för eleven — både tidigare och framtida. Varje timme räknas som en lektion. Testlektioner och uppkörningar visas med egna priser. Du ser antal lektioner, pris per lektion, eventuella uppkörningar och testlektioner samt total summa. Priser för uppkörning och testlektion sätts av Full Admin.

SMS

Gateway-inställningar

Gateway-URL och API-nyckel för Mac SMS-gateway får endast redigeras av ägaren, inte av receptionisten. Klicka på Testa anslutning och Spara för att spara.

Manuellt utskick

Välj datum (t.ex. morgondagen), klicka Skicka påminnelser. Systemet skickar SMS till elever som är bokade den dagen enligt schemat.

Automatisk påminnelse

Aktivera "Aktivera utskick" och välj en tid (t.ex. 10:00). Spara med knappen Spara. Då skickas påminnelser automatiskt varje dag vid den tiden för morgondagens bokade elever. Om du ändrar tid eller av/på måste du klicka Spara igen — knappen blir outline tills du sparat.

Inställningar

Här ställer du in antal manuella bilar, skolans adress (används i SMS), samt lärare.

Lägg till lärare

Namn, telefon, lösenord och schematider (starttid–sluttid) är obligatoriska. Lösenord: minst 6 tecken, stor bokstav först, specialtecken (t.ex. !) — styrka Medel eller OK. Du kan ändra lösenord och tider senare via Åtgärder.

Adress

Skolans adress visas i SMS-påminnelser. Fyll i och spara under Inställningar.

Arkiv

Elev arkiv

Arkivera en elev via Åtgärder i Elever. Eleven måste först tas bort från Tillgänglighet. Arkiverade elever tas bort från aktiva listor men finns kvar i arkivet; du kan öppna Räkning för dem.

Lärar arkiv

Arkivera en lärare via Åtgärder under Inställningar. Arkiverade lärare syns inte i schema-väljaren men kan återaktiveras från Lärar arkiv.